Un logiciel ERP constitue la colonne vertébrale du Système d’Information (SI) de l’entreprise.
Aujourd’hui, la gestion des entreprises, aussi bien nationales et internationales, est confrontée à un bousculement technologique. Un tel changement de paradigme vient interroger l’organisation managériale et opérationnelle des entreprises. Désormais, l’objectif est le même pour toutes, améliorer de façon significative leur productivité et leur compétitivité.
Cependant, le moyen d’atteindre ce but est très souvent le même. Migrer les systèmes d’information des entreprises vers des outils de gestion (MRP, ERP et CRM, EDI, EBP, WMS, BPM …) . De ce fait, l’implémentation d’une solution de gestion ERP représente un changement majeur au sein de l’entreprise.
Par ailleurs, la mise en place d’un logiciel ERP nécessite de bien définir et prendre en compte les besoins fonctionnels de l’entreprise. Car développer son propre progiciel ERP ou faire appel à un éditeur de logiciel ne vaut pas gain de compétitivité. En effet, le vrai enjeu d’un système ERP réside dans sa configuration, son déploiement ainsi que son utilisation.
Logiciel ERP késako ?
ERP : Enterprise Resource Planning (en anglais). PGI : Progiciel de Gestion Intégré (en français)
Un logiciel ERP se définit comme un outil central jouant un rôle clé dans le système d’information de l’entreprise. Sous la forme d’un progiciel de gestion intégrée, ERP permet à chaque entreprise, quelle que soit sa taille ou secteur d’activité, d’optimiser et de planifier toutes ses ressources.
Pour faire simple, un ERP est un logiciel de gestion qui permet à l’entreprise de gérer l’ensemble de ses activités et processus métiers. En effet, toutes les informations seront centralisées dans une base de données unique.
De plus, un système ERP se caractérise par l’usage systématique d’un moteur de Workflow. Ce dernier se définit par un système qui permet d’automatiser les flux d’information au sein d’une entreprise. Une fois une donnée est saisie dans le SI, le workflow aura pour mission de propager cette information dans plusieurs modules.
Parce que les différents modules de gestion sont intégrés au logiciel, mettre en place une solution ERP va permettre à l’entreprise de couvrir et d’intégrer l’ensemble de ses fonctions-clés tels que :
La gestion commerciale, la comptabilité, la gestion de production, la gestion de la relation client, Facturation, la gestion de stock, e-commerce, trésorerie, la gestion des ressources humaines, la chaîne logistique, la gestion financière, la gestion des achats, la gestion des ventes, la gestion du personnel, Business intelligence, Reporting, Supply-chain…
ERP – Pour quels types d’entreprise ?
Opter pour une solution logicielle ERP reste une décision importante, car cela va venir changer le périmètre fonctionnel de l’entreprise. Autrement dit, ERP vient motiver l’entreprise dans sa « transformation digitale ». Que ce soit une PME-PMI, une TPE ou des grandes entreprises.
Ce processus rétablit une certaine agilité et flexibilité dans l’entreprise, et assure une traçabilité sur l’ensemble des transactions menées. En effet, l’aspect le plus important d’un logiciel ERP se résume dans la transversalité de l’information, qui s’explique par le partage et la facilité d’accès à l’information.
Il faut savoir qu’il existe différents types d’ERP comme : ERP cloud, ERP mode Saas, ERP spécialisés, ERP Opensource (openerp)
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Evolution du système ERP – Avant
Avant, chaque service dans l’entreprise avait son propre système d’Information (SI). L’accès à l’information entre les différents services opérationnels de l’entreprise était en quelque sorte limité. De ce fait, le besoin et la nécessité de partager l’information deviennent progressivement prépondérants.
Prenons le cas suivant : Le responsable commercial d’une entreprise a remarqué une considérable augmentation des ventes d’un produit donné. Souhaitant avoir l’état actuel du stock, il contacte le responsable des stocks. Ce dernier lui annonce que l’entreprise est en rupture de stock. Un mauvais scénario pour le responsable commercial !
L’exemple cité ci-dessus nous montre la complexité et l’amplitude des défis auxquels l’entreprise doit faire face afin d’assurer la disponibilité de l’information entre ses différentes équipes. De ce fait, la notion d’information et de partage deviennent alors capitale pour garantir une prise de décision réfléchie. En effet, la disponibilité de l’information en temps réel va garantir un workflow optimisé.
Si chaque service se dotait de son propre système d’information, cela peut s’avérer problématique dans l’organisation et la gestion de l’entreprise. Parmi les conséquences on cite : données non mises à jour, données manquantes, erreurs de saisie, données non cohérentes entre les systèmes, stockages multiples des mêmes données …
Evolution du système ERP – Après
Grâce aux modules de gestions intégrés, le logiciel ERP intervient et centralise dans une base de données unique, toutes les données dégagées par les différents services de l’entreprise. Les bases de données des différents départements de l’entreprise sont donc gérées par un système ERP.
Cela va permettre à l’entreprise de garder une trace de toutes les informations saisies, d’une part. D’autre part, la mise en place d’un logiciel ERP permet d’avoir une traçabilité sur l’ensemble des opérations menées par les collaborateurs de l’entreprise.
Dès lors que toutes les informations de l’entreprise sont centralisées, l’information devient alors accessible. Mais cela ne sous-entend pas que toutes les données seront automatiquement visibles par tous les collaborateurs.
Toutefois, un tel changement de paradigme n’est pas toujours évident à gérer. Car une fois les données de l’entreprise deviennent accessibles par tous les collaborateurs, il se peut que cela engendre une certaine tension entre ces derniers ou des critiques vis-à-vis les résultats.
L’entreprise doit alors bien penser au droit fonctionnel lors de la mise en place d’un système ERP, et s’assurer que ce dernier propose des restrictions de visibilité par exemple en termes de confidentialité de données, informations sensibles et stratégiques de l’entreprise…
À quoi sert un logiciel ERP ?
Une meilleure organisation
A première vue, un logiciel ERP ou PGI est un outil qui permet de piloter l’ensemble des activités de l’entreprise. En effet, toutes les données saisies par les différents services de l’entreprise sont stockées au même endroit, soit dans une base de données unique. Ces données stockées sont disponibles à tout moment et par tous les départements de l’entreprise.
Un ERP permet donc à l’entreprise de centraliser et unifier l’information afin d’avoir un compte de résultat lisible en temps réel.
Parmi les avantages d’un logiciel ERP :
– Apporte une souplesse & flexibilité dans le système
– Facilite d’accès à l’informations à distance
– Aide à la prise de décision
– La maitrise et l’optimisation des coûts & ressources
– La Non redondances de l’informations ou de saisies
– L’unicité de la donnée
– Générer des tableaux de bord + MAJ en temps réel
– Une meilleure gestion des stocks et des RH
– Une implication et un engagement soutenus du Dsi
– L’optimisation des processus de gestion
Le temps vaut de l’argent, le gagner c’est encore mieux !
A travers la mise en place d’un logiciel ERP, l’entreprise renforcera sa compétitivité et aura comme avantages un gain de temps important dû à :
– La diminution des erreurs de communication entre les différents départements de l’entreprise
– La diminution des saisies informatiques
– Favorise une communication flexible entre le personnel de chaque service dans l’entreprise
– Une meilleure gestion des stocks et d’approvisionnements
Vous l’avez bien compris, la finalité d’un logiciel ERP c’est de vous faire gagner du temps tout en augmentant la rentabilité et la productivité de votre organisation.